Kỹ Năng Giao Tiếp Để Trở Thành Lãnh Đạo

Darlene Price, tác giả của cuốn sách Well Said! Presentations and Conversations That Get Results (tạm dịch: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả), cho rằng lời nói đóng vai trò rất quan trọng trong giao tiếp. Nhà lãnh đạo sử dụng ngôn ngữ có sức thuyết phục cao sẽ tạo ra ảnh hưởng lên người khác nhằm đạt được một mục đích nào đó.

1. “Điều đó không công bằng”.

Người ta thường nói câu này khi thấy một đồng nghiệp nào đó được tăng lương, được công nhận còn mình thì không. “Sẽ khó có một môi trường làm việc mà ở đó có được sự công bằng tuyệt đối”. Đây là một vấn đề nghiêm trọng nơi công sở nhưng nhân viên nên hoc lam chu tránh nói câu này một cách trực tiếp. Thay vào đó, nên trình bày các thực tế, các trường hợp cụ thể và đưa ra những tranh luận thông minh cho đúng cấp lãnh đạo hay phòng ban có chức năng giúp mình cải thiện sự bất công.

2. “Đó không phải là vấn đề của tôi”, “Đó không phải là công việc của tôi”, hay “Tôi không được trả lương để làm việc đó”.

“Khi người khác đưa ra cho bạn một yêu cầu, dù cho có bất tiện hay không thích hợp đến mấy thì cũng nên hiểu rằng yêu cầu đó thật sự quan trọng đối với họ. Nếu không thì họ đã không nhờ đến bạn. Một nhân viên có tinh thần hợp tác và có triển vọng bước vào vị trí lãnh đạo sẽ là người luôn quan tâm đến sự thành công của người khác”, Price khuyên. Thái độ bàng quan và chỉ chăm chăm vào công việc của mình chắc chắn sẽ làm hạn chế sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên. Thay vì từ chối, Price gợi ý nhân viên có thể như sau: “Tôi sẽ sẵn sàng giúp anh việc này. Nhưng hiện tôi đang rất bận với các công việc A, B, C… Vậy không biết tôi có thể tạm ngưng công việc nào để thực hiện công việc mới này?”.

”Để thể hiện tinh thần hợp tác và làm cho người nghe tin tưởng rằng bạn là một đối tác tốt và thật sự muốn cùng họ giải quyết các vấn đề.

4. “Không có vấn đề gì” (No problem).

Khi ai đó cảm ơn bạn, thay vì nói câu này, nên nói rằng “Tôi rất vui đã làm điều đó cho anh” (You’re welcome). Cách nói thứ hai cho thấy bạn thật sự vui khi giúp đỡ người khác và được họ cảm ơn hoặc đánh giá cao. Cách nói đầu tiên làm cho người được giúp cảm giác rằng bạn có chút gì miễn cưỡng và không mấy vui vẻ khi được họ cảm ơn.

5. “Tôi sẽ cố gắng”.

Khi ai đó nhờ bạn một việc và nhận được câu trả lời này, họ sẽ có cảm giác lo lắng, không chắc rằng chuyện mà họ nhờ sẽ được thực hiện hay hoàn tất. Thay vì vậy, hãy nói “Tôi sẽ làm điều đó”.

6. “Anh ta thật lười biếng”, “Công việc của tôi thật là tồi tệ”, hoặc “Tôi ghét công ty này”.

“Đây là cách nói cản trở sự phát triển nghề nghiệp nhanh nhất. Nó thể hiện sự thiếu chín chắn và mang đầy khẩu khí gây chiến”, Price cảnh báo. Price khuyên nếu có một vấn đề nào đó thật sự cần phải than phiền thì nên trình bày một cách khéo léo, cân nhắc kỹ đến cảm giác của người khác và cần thể hiện tính khách quan.

7. “Trước nay chúng tôi luôn làm như vậy”.

“Những nhà lãnh đạo hiệu quả nhất luôn đánh giá cao sự sáng tạo và khả năng giải quyết vấn đề của nhân viên”, Price nói. Nên tiếp thu những ý tưởng mới của sếp hoặc các đồng nghiệp khác bằng cách nói: “Đó là một ý tưởng thú vị. Chúng ta sẽ thực hiện nó như thế nào?”, hoặc “Đây là một phương pháp mới. Chúng ta hãy cùng thảo luận những ưu điểm, nhược điểm của nó nhé”.

8. “Không thể được” hay “Tôi không thể làm gì khác hơn”.

“Có chắc là bạn đã xem xét hết mọi góc cạnh của vấn đề và không thể đưa ra một giải pháp nào không? Khi nói những câu như vậy bạn sẽ thể hiện cho người khác thấy rằng mình là người bi quan. Thái độ này thường không được đánh giá cao ở công sở”, Price cảnh báo. Price khuyên nên nói: “Tôi sẽ rất vui để xem lại vấn đề này”, “Chúng ta cùng thảo luận xem có thể làm gì trong tình huống này nhé”, hoặc “Điều mà tôi có thể làm là…”.

9. “Lẽ ra anh nên…”.

“Đây là những câu hàm ý trách móc hay đổ lỗi cho người khác. Môi trường làm việc luôn hướng đến sự bình đẳng, hợp tác và tinh thần làm việc đồng đội. Thay vì làm cho đồng nghiệp cảm thấy họ là người có lỗi, hãy đưa ra cách nhận xét, đánh giá có tính xây dựng hơn”, Price khuyên. “Lần sau, để lên kế hoạch tốt hơn, anh/chị vui lòng báo ngay cho tôi vấn đề tương tự như vậy” là một cách nói thay thế.

10.“Tôi có thể sai nhưng…

”Hay “Đây có thể là một ý tưởng ngớ ngẩn nhưng …”. Những câu nói như vậy có thể làm giảm uy tín, sức thuyết phục của người nói. Price khuyên nên đi thẳng vào vấn đề mà bạn muốn trình bày. Ví dụ: “Để giảm chi phí đi công tác và tăng hiệu quả sử dụng thời gian, tôi đề nghị chúng ta tiến hành cuộc họp hằng quý qua mạng internet”.

11. “Anh có nghĩ như vậy?” hoặc “OK?”.

Price cho rằng câu nói này chỉ phù hợp trong trường hợp người nói muốn có được sự khẳng định, đồng ý của người khác, nhưng nó có vẻ mang tính áp đặt khi bạn đưa ra một vấn đề mang tính gợi mở và đang cố gắng thuyết phục người khác cùng suy nghĩ theo hướng của mình. Thay vì nói “Đây là một cách hiệu quả để đầu tư nguồn vốn nhàn rỗi của anh. Anh có nghĩ vậy không? Nếu anh đồng ý thì tôi sẽ tiến hành xử lý các bước tiếp theo”, hãy nói “ Đây là một chiến lược đầu tư thông minh và giúp anh có được những lợi ích lâu dài. Khi anh đồng ý, tôi sẽ xử lý yêu cầu của anh trước 5 giờ chiều nay”.

12. “Tôi không có thời gian để làm ngay việc này”, hay “Tôi quá bận”.

“Ngay cả khi thực tế đúng như vậy, không ai muốn có cảm giác mình kém quan trọng hơn một việc nào đó hay ai đó”, Price nói. Price khuyên, để xây dựng quan hệ tích cực và thể hiện sự đồng cảm với đồng nghiệp, bạn nên nói: “Tôi sẵn sàng trao đổi với anh vấn đề này sau các cuộc họp của tôi vào sáng này. Tôi sẽ tạt qua văn phòng của anh vào khoảng 1 giờ chiều nay nhé?”.